Como comentaba la semana pasada, aprender de planificación me agarró de imprevisto en la vida, pero lo tomé como una oportunidad. Esta semana quiero dar más detalles sobre el documento base. Aún cuando, hoy en día en casa usamos un manejador encriptado de claves online, es recomendable esbozar todo primero en papel y hacer una lista completa. Al final, yo aprendí que este listado no solo es para emergencias, ayuda a tener una visión de las finanzas y organizarnos mejor.
Es muy, muy importante mantener altos niveles de seguridad con esto. Registrar todo es una gran ayuda, pero también es un riesgo. Yo lo tenía inicialmente en una computadora sin acceso a internet. Hoy en día tengo adicionalmente a la aplicacion online, una lista resumida en un cuaderno, que guardo en mi archivo personal en casa, y una copia física que está en la caja de seguridad del banco. Cualquiera que acceda a esta información podría ponernos seriamente en riesgo. Yo recomiendo usar un manejador encriptado de claves, porque son muy seguros y tienen diversos protocolos de seguridad. En todo caso no es un archivo para enviar por correo electrónico ni para guardar el el drive gratuito.
Una alternativa es tener la lista por un lado y las claves en otro archivo (u otra persona) y solo en caso de emergencia ambos archivos se combinarán.
Lista de contactos
Yo creo que un plan de contingencia comienza con los contactos. Nombre, apellidos, teléfonos y correo electrónico de todos aquellos de nuestra confianza y cercanos a nosotros, que de alguna u otra manera pueden ayudar o ser contactados en caso de una situación inesperada.
Aclarar que relación tienen con nosotros y la razón para estar en la lista. Por ejemplo las personas de contacto en la empresa en la que trabajamos, o aquellos que están autorizados para buscar a nuestros hijos en el colegio. Para los inmigrantes es difícil hacer una lista solo con locales en nuestro nuevo hogar. Agregar formas de contactar de manera sencilla a familiares y amigos de mucha confianza en otras latitudes.
La pregunta para mi es: Si hoy me sintiera muy mal, ¿a quién le pediría ayuda? Si no puedo buscar a mis hijos al colegio, ¿con quién se sentirían ellos cómodos de ir a casa? ¿quiénes están autorizados en la dirección? Si no puedo ir al trabajo, ¿a quién le confiaría llamar a mi jefe e informar lo que ocurre?
Es recomendable revisar este listado con frecuencia y mantenerlo actualizado, a veces la gente se muda, cambia de teléfono o conocemos a algunos y nos distanciamos de otros.
Cuentas Bancarias
Listar todos los detalles de las cuentas bancarias es laborioso. Acceder a cuentas bancarias es cada vez más complicado precisamente para proteger nuestra seguridad. Se puede comenzar por registrar el nombre de la Institución, número de cuenta, titular y autorizados, sucursal principal, clave de acceso y preguntas de seguridad.
Si no se quiere registrar las claves de acceso, lo cual es muy válido por el riesgo asociado, al menos tener una lista es una gran ayuda. En nuestro caso nos dimos cuenta que había que simplificar. Muchas cuentas no las usábamos.
Una recomendación que me dió un asesor bancario fue no exagerar en la simplificación. Es recomendable tener un banco principal, pero también una cuenta y tarjeta suplementarias en otra institución financiera. En cualquier momento el sistema de nuestro banco principal puede estar caído y la tarjeta no ser autorizada. O se puede extraviar y en el mejor de los caso tomará al menos 24 para obetener otra.
Responsabilidades de vivienda
Hay montones de compromisos asociados a nuestra vivienda que usualmente hacemos en sin pensar o simplemente tenemos domiciliados en algún pago automático. La vivienda principal es particular y merece tener atención detallada. En caso de que alguien tenga llaves de emergencia es bueno indicarlo.
El pago de la renta o hipoteca, servicios de luz, agua, (¿quizá gas?) telefonía fija y celular, internet, televisión por cable y streaming son convenientes de registrar. A veces hay servicios contratados de mantenimiento, limpieza u otros que también sería bueno registrar.
Listar los montos, la frecuencia, si están asociados a alguna cuenta bancaria o tarjeta de crédito. Otros detalles domésticos son valiosos, como rutinas con los desperdicios, llaves del agua y acceso a los breakers de luz entre otros.
Activos
En el caso de tener activos como inmuebles, vehículos, yates, mansiones, palacios, etc, es recomendable detallarlos lo más posible: identificación, localización, titular de la propiedad, si se requiere pagar cuotas de membresía o mantenimiento de algún tipo, si alguien más tiene forma de acceder o dónde hay llaves de emergencia.
Equipos electrónicos
Una de las fuentes de informacion más importantes hoy en día son la computadora personal y el teléfono celular. Es crucial tener alguien de confianza, que en caso de ser necesario, pueda acceder a nuestros registros. Cada equipo electrónico tiene particularidades de acceso que solo nosotros conocemos y sería bueno registrar.
Acceso a sitios del gobierno
Usualmente hay entes gubernamentales a los que hay que acceder para varios trámites. Por ejemplo para impuestos nacionales y regionales, identificación, regímenes de ahorro y pensión entre otros. Registrar el nombre, la página web, el usuario y la clave y las preguntas de seguridad, así como agregar una pequeña descripción del objetivo y los trámites que se puede o debe hacer en ese portal y la frecuecia.
Seguros
Los seguros varían mucho de acuerdo a la finalidad. Detallar la lista la empresa aseguradora, la página web, el usuario y clave de acceso, las preguntas de seguridad, el tipo de seguro, cobertura, titular y beneficiarios. En la mayoría de los casos se tiene un asesor en el seguro que es quien lleva nuestra cuenta. Registrar el monto de las cuotas y si el pago automático está asociado a alguna cuenta.
Ya escribiré con calma luego sobre los seguros que conozco y mis tips para encontrar un asesor de seguros acorde a nuestras necesidades.
Detalles laborales y Organizaciones
Listar el nombre y datos de contacto de la empresa para la cual trabajamos. Nombre, dirección, teléfono y personas de contacto, principalmente supervisor, recursos humanos y preferiblemente incluir algún colega de nuestra confianza.
Los mismos datos son requeridos sobre organizaciones profesionales o recreativas en las que participamos.
Actividades Infantiles
En el caso de tener hijos, una lista exhaustiva de los centros a los que asisten, desde el colegio, las clases extra curriculares hasta los amigos que más frecuentan. Listar el nombre de la institución, teléfono, dirección, persona contacto y frecuencia puede ser de mucha ayuda.
Mascotas
Merecen un apartado particular porque pueden ser sencillas de mantener o tener requerimientos especiales. Detallar cada una con nombre, fecha de nacimiento, clínica veterinaria y médico, asi como si tienel algún chip the identificación. Alimentación, salud, marcas de comida y rituales de limpieza.
Documentos
Una de las cosas más complicadas en una contingencia es conseguir al menos una copia de los documentos personales. Desde el pasaporte, documento de identidad (si existe), carta de seguridad social, actas de nacimiento, matrimonio y divorcio, porque sí, aunque una se vuelva a casar, hay que cargar con todas las actas de matrimonio y de divorcio encima. Una amiga decía que es un requisito para que una no olvide los errores cometidos. Las credenciales universitarias suelen ser de ayuda.
Igualmente todos los documentos de propiedad de bienes así como pólizas de seguro y testamento y mandato son de gran ayuda tenerlos en digital y a mano.
Misceláneos
Hay varias cosas a las que accedemos a diario y usualmente las claves están por defecto grabadas en la computadora, lo cual es muy riesgoso. En mi caso, creé en el manejador de claves varias categorías: compras, educación, emergencias, suscripciones, incluyendo redes sociales, entre otros . Esto no es vital, pero ayuda a tener las claves protegidas y es maravilloso no tener que recordarlas.
Finalmente hay pendientes temporales que es imporante que alguien pueda hacerles seguimiento. Dejar claro si se usa una agenda física o una aplicación online puede ahorrar muchos contratiempos. Yo usé agendas sin parar por casi 25 años ininterrumpidamente, finalmete estoy 100% convertida al calendario digital y una aplicación de pendientes online a los que se accesa desde cualquier equipo electrónico.
Nota final sobre manejar claves
Es crucial tener claves seguras, difíciles de imaginar por un tercero y rotarlas con frecuencia. Por eso un manejador encriptado online es para mi la solución más segura, porque además ofrecen la posibilidad de auditar claves y detectar claves repetidas (error que muchos cometemos) y evitar claves vulnerables. Hay muchos en el mercado y no recomiendo ninguno en particular. Solo puedo decir que es un servicio por el cual vale la pena pagar. Yo que trabajo en data, no pondría mi data personal accesible en un servicio gratuito.
Siempre es una opción escribir todo a mano o imprimirlo y guardarlo en una caja de seguridad.
Comments